Serkan SUNGUR

T.C

GÖNEN BELEDİYESİ

Basın Yayın Ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Esasları Yönetmeliği

BİRİNCİBÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

AMAÇ:

Madde 1-  Bu Yönetmeliğin amacı; 5393 sayılı Belediyeler Kanunu’nun  48. Ve 49. Maddeleri gereği “Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslarına göre düzenleme yapılması amacıyla, 02.04.2007 tarih ve 25 sayılı Belediye Meclis kararı ile oluşturulan Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün Görev, Yetki ve Çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.

KAPSAM:

Madde 2- Bu yönetmelik, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

DAYANAK:

Madde 3-  Gönen Belediye Meclisinin 02.04.2007 tarih ve 25 sayılı kararı ile kurulmuş olan Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne ait bu yönetmelik,  5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15/b ve 18/m maddeleri ve 31.05.2009 tarih ve 27244 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birliklerinin Norm Kadro İlke ve Standartlarına  İlişkin Esaslar” hakkındaki kararı gereğince, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. Ve 49. Maddelerine istinaden oluşturulması nedeniyle, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma yönetmeliğinin hazırlanması zorunlu hale gelmiştir.

TANIMLAR:

Madde 4-   Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

1. A) Belediye : Gönen Belediyesi
2. B) Başkan : Gönen Belediye Başkanı
3. C) Müdürlük : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü.
4. D) Müdür : Basın Yayın ve Halkla ilişkiler Müdürünü.
5. E) Yönetmelik : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görev ve çalışma yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Madde 5-(1)  Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

1. Müdür
2. Memurlar
3. İşçiler
4. Sözleşmeli Memur
5. Diğer Personel

             (2)  Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

 2-1)     Müdür

 2-1-a)  Halkla İlişkiler Servisi

 2-1-b)  Basın Yayın Servisi

 2-1-c)   Halk Masası Servisi

             (3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına ilişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın “Büro Sorumlusu” görevlendirilmesi yapılabilir.

             (4)Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu memurlar dahil olmak Büro Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

BAĞLILIK:

Madde 6- (1) Basın Yayın ve  Halkla İlişkiler  Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
 

 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

1 – Müdürlüğün Tanımı

Madde 7-(1) Gönen Belediyesinin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, halkla ilişkilerle ilgili konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı ve kurumsal temelde sağlıklı bir halkla ilişkiler ortamı oluşturmak üzere faaliyetler yürütmekten, Belediye yönetiminin izlediği politikaların ve yapılan hizmetlerin halka duyurulması, hizmetlerden dolayı halkın memnuniyetinin sağlanması, halkın belediye yönetiminin hizmetlerine yön verecek düşünce ve beklentilerinin alınması  amaçlı çalışmalar yürütmek, belediyenin faaliyet alanına giren gelişmelerin takip edilmesi ayrıca 4982 sayılı “Bilgi Edinme Hakkı Kanunu” ve 2006/3 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile BİMER kapsamında, kişilerin niteliğine uygun dilekçe ve başvuruları değerlendiren, ilgili birimlere yönlendiren ve gelen cevaplarını tekrar başvuru sahiplerine ileten, şeffaf yönetimin gereği olan, eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkesi çerçevesinde, tüm bu görevlerin kanun ve mevzuata uygun olarak yapılmasını sağlayan bir müdürlüktür.

2- Müdürlüğün  Görevleri

Madde 8-  (1) Müdürlüğün görevleri aşağıda sıralandığı gibidir.

1. Halkla İlişkiler Servisi:

1. Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlar ve takibini yapar.
2. Müdürlüğe; dış ve iç kurum, birim ve kişilerden gelen-giden evrakların kontrolünü yapıp, sevk ve havalesini yaptıktan sonra yerine ulaşmasını ve arşivlenmesinin yapılmasını kontrol eder.
3. Müdürlük için gerekli sarf ve demirbaş eşya alımı ile ilgili işlemleri yürütür.
4. Müdürlükler ve kurumlar arası yazışmaları yapar ve takip eder.
5. Müdürlükte çalışan personelin özlük işlemleri, sevk, rapor ve izin işlemlerini yapar.
6. Belediyemizin amaç, prensip ve faaliyet programları hakkında ilgili mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde ilçeye kazandırılan hizmetlerin tanıtımı ve halka duyurulması maksadıyla broşür, el ilanı, bez afiş, vinil afiş, billboard afiş ve benzerlerini hazırlar.
7. Belediye Başkanının isteği ve onayı doğrultusunda Belediye- Vatandaş ilişkilerini güçlendirmek için halka yönelik programlar yapar.
8. Halkın Belediye hizmetleri ve Belediyeden beklentileri ile ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek amacıyla kamuoyu yoklaması ve araştırması yapar veya yaptırır.
9. Belediye Başkanı adına tüm tebrik, davetiye, telgraf ve kutlama mesajlarını Belediye Başkanının isteği doğrultusunda yazar ve ilgili yerlere gönderir.
10. Çeşitli etkinliklere veri oluşturmak adına ilçe genelindeki Sivil Toplum Kuruluşları, Dernekler, İlçe Protokolü, Siyasi Partiler, Esnaf ve Sanatkârlar hakkındaki iletişim bilgilerini içeren ve zaman zaman güncellenen bilgi bankası oluşturulur.
11. Belediyemiz tarafından İlçemizde gerçekleştirilen tüm etkinliklerde protokolün karşılanması ve yerleştirilmesi hizmetlerini yürütür.
12. Gelen yurtiçi ve yurtdışı konuklara verilecek hediyelerin temini sağlar.

13-4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereği vatandaşı yönlendirme, bilgilendirme ve çözüm üretme noktasında, kanun çerçevesinde 15 günlük süre içeresinde olumlu ya da olumsuz cevap verilmesi kaydı ile tüm müdürlüklerle koordineli bir çalışma yürütür. İlçenin sorunları ile ilgilenip halkla belediye arasında iletişim sağlar.2006/3 sayılı Başbakanlık Genelgesi doğrultusunda uygulamaya başlayan BİMER yolu ile gelen talep ve şikâyetleri ilgili müdürlüklere yönlendirerek 15 gün içerisinde cevaplarının talep/şikâyette bulunan vatandaşa dönmesini sağlar.

            Kendisine bağlı olarak çalışmakta olan personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri hususunda çalışmalar yürütür.

1. Basın Yayın Servisi:

1. Belediyemizle ilgili çıkan günlük haber ve yorumları takip eder. Çıkan haberleri tasnif edilerek Başkanlık Makamlarını bilgilendirir. Lehte ve aleyhte çıkan haberleri değerlendirilerek gerektiğinde Başkanlık Makamının isteği doğrultusunda gerekli açıklamaları yapar veya gerektiğinde Başkanlık talimatı ile basın toplantıları düzenler.
2. Belediyenin ve Belediye Başkanının tüm medya kuruluşları ile gazeteler, dergiler, televizyonlar, radyolar ile iletişimini sağlar.
3. Belediye Hizmetleri ile ilgili basın bildiri ve bültenleri hazırlar, konuyla ilgili fotoğraf ve görüntüleri medya organlarına dağıtır.
4. Basının; belediye hizmet ve faaliyetleri ile ilgili taleplerini ilgili birimlerden temin ederek Belediye Başkanının onayı ile basına verir.
5. Belediye Hizmetleri konusunda kamuoyunu aydınlatmak amacıyla tanıtıcı yayınlar ( Dergi, Gazete, Bülten) yapar.
6. Yazılı ve görsel basın ile belediye ve belediye hizmetlerine yönelik yayın materyalleri ile (haber programı, haber dizisi vs.) çalışmalar yapar.
7. Basın Yayın organlarında yer alan haberleri dosyalar, bilgisayar ortamında arşivler.
8. Önemli bulduğu haberleri ilgili birimlere dağıtır ve basın panosunda teşhir eder.
9. Belediye ve Belediye Hizmetleri ile ilgili yayınları satın alır, abone olunmasını sağlar.

10-Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimi yapar veya yaptırır. Ve bu materyalleri ihtiyaç duyan birimlere verir ve arşivleme işlemlerini yapar.

11-Yıl içindeki kamera çekimlerinden derlenen görüntülerle belediyemizin tanıtım CD lerini yapar veya yaptırır. Gerekli görülen görüntülerle ilgili prodüksiyon çalışmalarını yürütür.

1. Halk Masası Servisi:

1. Vatandaşlar tarafından yapılan talep ve şikâyetleri ilgili birimlere iletir, sonucundan başvuru sahibini haberdar eder.
2. Birime yapılan başvurular ve bu başvuruların sonuçları hakkında aylık olarak Başkanlık Makamına rapor sunar.

Müdürlüğün Yetkileri:

Madde 9- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

 Müdürlüğün Sorumluluğu:

Madde 10- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen bu yönetmelikte tarif edilen görevler ve ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu:

Madde 11- 1- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.

2- Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.

3-Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin birinci sicil amiridir.

4-Personeline mevzuatta ön görülen ödül, takdirname ve disiplin cezaları verilmesi hususunda başkanlık makamına teklifte bulunur ayrıca verimsiz ve uyumsuzluk gösteren personelin yer değişikliği işlemlerini başkanlık oluruna sunar.

5-Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

6-Yasalarda verilen her türlü ek görevi yapar.

7-Müdür, servislerinin görev yetki ve sorumluluklarını yerine getirip getirmediğini takip eder. Gördüğü aksaklıkların giderilmesi için gerekli talimatları verir.

Basın Yayın ve Halkla ilişkiler Servisinde görev yapan Memurların görev, yetki ve sorumlulukları:

Madde 12-1- Görevleri gereği müdürlük tarafından kendilerine verilen işleri yasalar, tüzükler ve bu yönetmelik esaslarına görev yaparlar.

2-Servislerde çalışan personelin kendi aralarında görev taksimatı yapılarak, sonuçları izlenir, kontrol edilir ve personel denetlenerek verimli çalışması sağlanır.

3-Ayrıca üst makamlarca kendisine verilecek diğer görevleri yerine getirir.

 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetleri icrası

Görevin Planlanması:

Madde 13-Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin Yürütülmesi:

Madde 14-Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gerekeni özen ve süratle yapar.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İş Birliği ve Koordinasyon

Müdürlük Birimleri arasında iş birliği:

Madde 15- 1- Müdürlük bünyesinde çalışanlar arasındaki iş birliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

2-Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına görev dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

3-Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

4-Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir- Teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

5-Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

 Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon:

Madde 16- 1- Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzasıyla yürütülür.

2-Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzasıyla yürütülür.

3-Stratejik Plan, Performans Programı, Bütçe, Faaliyet Raporu, Harcama Birimlerince Mali Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlanır.

4-Stratejik Plan ve Performans Programının izleme ve değerlendirilmesine yönelik harcama birimleri tarafından aylık veya üç aylık faaliyet raporu hazırlanarak ilgili müdürlüğe verilir.

5-Basın Halkla İlişkiler Müdürlüğü yaptığı işlemler ile ilgili olarak yürürlükteki mevzuatlara dayanak olmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğünden görüş alabilir.

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen Giden Evrakla İlgili yapılacak İşlem:

Madde 17- 1- Basın Halkla İlişkiler Müdürlüğüne gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

2-Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri evrak kayıt defteri ve elektronik ortamda yapılır.

Arşivleme ve Dosyalama:

Madde 18-1- Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

2-İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

3-Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından ilgili birim sorumlusu sorumludur.

Tutulması gereken defterler:

Madde 19- 1- Gelen Evrak Defteri

2-Giden Evrak Defteri

3-Demirbaş Defteri

4-Zimmet Defteri

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri:

Madde 20-1- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

2-Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü 1. Sicil Amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir.

4-Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma ve benzeri işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.

  SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Madde 21-İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Madde 22-Bu yönetmelik hükümleri; Gönen Belediye Meclisince kabulü ve ilanını takiben  yürürlüğe girer.

Madde 23-Bu yönetmelik hükümleri Gönen  Belediye Başkanınca  yürütülür.